Politique de confidentialité

Quelles données et pour quels usages ?

Thadeus permet aux organisations de gérer leurs cabinets, leurs équipes, les patients ou clients, leurs rendez-vous et les communications associées.

• Compte et organisation : identité professionnelle, e-mail, rôle, appartenance à une organisation, cabinets, horaires et droits d’accès, pour fournir et administrer l’espace de travail.
• Patients ou clients : nom, coordonnées téléphoniques et e-mail, rendez-vous, prestations, messages et remarques, pour organiser le suivi et contacter la personne concernée. Les notes et prestations peuvent révéler des informations de santé.
• Authentification : identifiants de connexion, sessions et vérifications d’accès, pour protéger l’accès aux données. Le mot de passe est transmis au service d’authentification ; l’application Android ne l’enregistre pas.
• Fonctionnement et sécurité : journaux techniques nécessaires, informations de connexion et de requête, état de synchronisation et preuves d’envoi des notifications, pour assurer le service, diagnostiquer les incidents et prévenir les accès non autorisés.

L’organisation détermine les finalités, la base juridique et les durées de conservation de ses dossiers, notamment lorsqu’ils contiennent des données de santé. GorillaInk SRL traite ces dossiers pour le compte de l’organisation selon ses instructions. Pour la gestion de sa propre relation de service et de ses demandes de confidentialité, GorillaInk SRL détermine les traitements nécessaires à l’exécution du service, au respect de ses obligations et à sa sécurité.

Qui peut accéder aux données ?

Les membres autorisés de votre organisation accèdent aux informations selon leur rôle et leur périmètre. Le personnel habilité de GorillaInk SRL et ses prestataires peuvent intervenir dans la mesure nécessaire à l’exploitation, à l’assistance ou à la sécurité du service.

• Supabase : hébergement de la base de données, authentification et synchronisation.
• Microsoft Azure : hébergement des sites web et traitement des requêtes techniques nécessaires à leur consultation.
• Resend : envoi des e-mails transactionnels ; adresse du destinataire, contenu du message et informations de livraison nécessaires.
• Telnyx et opérateurs télécoms : envoi des SMS ; numéro du destinataire, contenu du message et informations d’acheminement nécessaires.

Lorsque vous choisissez Téléphone, SMS, WhatsApp ou E-mail dans Android, Thadeus ouvre l’application externe correspondante avec les coordonnées utiles. Son utilisation et les messages que vous envoyez relèvent aussi des conditions et de la politique de ce fournisseur.

Localisation, transferts et sauvegardes

La base Supabase de Thadeus est hébergée à Francfort (Allemagne). Le plan actuel conserve sept jours de sauvegardes quotidiennes et sept jours de journaux techniques ; aucune restauration à un instant précis ni export externe des journaux n’est activé. La suppression d’une donnée active peut donc ne produire ses effets dans les sauvegardes qu’au terme de leur rotation.

Le site public utilise Azure Static Web Apps. Sa ressource est déployée en Europe de l’Ouest, tandis que les fichiers statiques sont distribués mondialement par le réseau Azure. Aucun filtrage géographique ni export de journaux de diagnostic n’est configuré sur cette ressource. Les transferts limités hors de l’Union européenne sont encadrés par l’avenant de protection des données et les clauses contractuelles types de Microsoft.

Resend stocke aux États-Unis le contenu des e-mails, les journaux de livraison, les webhooks et les données du compte. Sa documentation annonce 30 jours pour les e-mails et journaux sur les offres Free, Pro et Scale, une conservation ajustable sur Enterprise et sept jours pour les sauvegardes. Ces indications générales ne constituent pas une confirmation du plan ni de la durée propre au compte Thadeus. Les transferts sont encadrés par les mécanismes décrits dans son avenant de protection des données, notamment les clauses contractuelles types de l’Union européenne.

Telnyx et les opérateurs télécoms peuvent traiter les numéros, contenus et informations d’acheminement hors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis où Telnyx situe ses principales installations. Son avenant de protection des données prévoit notamment les clauses contractuelles types pour les transferts concernés. La conservation chez Telnyx et les opérateurs dépend du service, des paramètres contractuels et des obligations applicables ; aucune durée précise ni localisation exclusivement européenne n’est garantie ici. Une suppression dans Thadeus n’entraîne pas un effacement immédiat de toutes les copies de ces prestataires.

Sécurité des données

Les échanges de l’application distribuée avec les serveurs Thadeus utilisent HTTPS. L’accès aux dossiers exige une authentification et reste limité à l’organisation et aux droits du membre connecté. Les informations nécessaires à la connexion, aux rendez-vous et à leur suivi sont traitées pour fournir le service ; les journaux techniques servent aussi à la sécurité et au diagnostic des incidents.

La dictée est facultative et soumise à votre accord préalable ; vous pouvez saisir vos remarques au clavier. Le service vocal est fourni par l’appareil et applique ses propres mesures de sécurité et durées de conservation. Les applications de contact externes ne sont ouvertes qu’à votre initiative.

Thadeus n’utilise pas ces données pour cibler des publicités et ne les vend pas. Vous pouvez demander la suppression de vos données ou de votre compte selon la procédure ci-dessous, sous réserve des obligations de conservation applicables aux dossiers de l’organisation.

Stockage et accès hors ligne sur Android

Lorsque la protection de l’appareil le permet, l’agenda téléchargé est conservé dans une base locale chiffrée SQLCipher, séparée par environnement, compte et organisation. Sa clé et la session sont protégées par le stockage sécurisé Android. Une protection système par code, PIN ou motif est requise pour ce cache.

L’accès hors ligne est limité à 24 heures depuis la dernière vérification de l’accès. À expiration, les données sont masquées jusqu’à une nouvelle vérification en ligne ; cette limite n’est pas une durée de suppression des dossiers serveur. La déconnexion et une révocation d’accès connue entraînent la purge des données locales concernées. Une révocation ne peut être découverte sans communication avec le serveur.

Effacer le cache, se déconnecter ou désinstaller l’application ne supprime pas les dossiers conservés par l’organisation sur le serveur. Les captures et enregistrements d’écran restent possibles : ne partagez que des informations fictives ou que vous êtes autorisé à divulguer.

Dictée vocale facultative

Avant la première utilisation dans chaque session authentifiée, Thadeus explique le fonctionnement de la dictée et demande votre accord. Le micro n’est demandé et la reconnaissance n’est démarrée qu’après « Continuer et activer la dictée ». Vous pouvez choisir « Utiliser le clavier ».

La reconnaissance est effectuée par le service vocal de l’appareil. Ce fournisseur peut transmettre l’audio à des serveurs distants, y compris des informations sensibles ou de santé dictées. Ses conditions de traitement et de conservation s’appliquent. Thadeus ajoute la transcription à la remarque en cours ; le texte est transmis au serveur lorsque vous enregistrez cette remarque. Thadeus ne conserve pas lui-même d’enregistrement audio de cette dictée.

Combien de temps les données sont-elles conservées ?

Les dossiers métier suivent les instructions de l’organisation et les obligations légales applicables à son activité. Il n’existe pas de durée unique d’effacement automatique de tous les dossiers Thadeus. Les demandes sont examinées avec l’organisation responsable.

Le mécanisme de conservation des journaux SMS détaillés prévoit un an. La purge des détails laisse des éléments minimaux d’audit ; cette règle ne définit pas la durée de conservation chez Telnyx ou les opérateurs, ni celle des autres dossiers métier ou sauvegardes.

Vos autres droits et les mises à jour

Selon la réglementation applicable, vous pouvez demander l’accès, la rectification, la limitation, la portabilité ou l’effacement de vos données, vous opposer à certains traitements et retirer un consentement pour l’avenir. Contactez gdpr@thadeus.app ou l’organisation responsable. Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de votre autorité de protection des données, notamment l’Autorité de protection des données en Belgique.

Cette politique couvre les sites Thadeus et l’application Android. Elle évolue avec le service ; la date en tête de page permet d’identifier la version publiée.